Sariba

Christian Olsen i Höegh

Historien om shippingselskapet Höegh strekker seg tilbake til 1927, og har siden det vært et velrenommert navn innen internasjonal shippingindustri. I 2006 ble selskapet splittet i to, ett av dem var Höegh Autoliners.

Global tilstedeværelse er avgjørende for Höeghs virksomhet. Med 20 kontorer, 400 på land og over tusen offshoreansatte fra mange ulike land og kulturer er HR høyt prioritert i Höegh Autoliners.

– Shippingbransjen er tradisjonelt preget av manuelle prosesser med mye papirmølle, logistikk og krav til dokumentasjon og stempling – det er en bransjeutfordring at man er litt redd for å tenke nytt, sier Christian Olsen i Höegh.

Etter 6 år meldte det seg et åpenbart behov for et skybasert HR-system som kunne gjøre mer enn et tradisjonelt offshoresystem, og som kunne trekke hele virksomheten i en digital retning.

– Vi startet prosessen i 2015 med å finne et talent management system, men skjønte snart at dette handlet om mye mer, og at behovet var større enn først antatt. Vi tok et skritt tilbake, og fikk OK fra ledelsen til å se på digitalisering av HR i et større prosjekt, forteller Christian, som har vært prosjektleder for «OneHöegh» hele veien.

En digital reise

Utfordringen var sammensatt, og OneHøegh gikk fra å være et lite til et stort prosjekt med mange elementer. Et nytt HR-system måtte håndtere alle landbaserte ansatte verden over, og dekke alle nødvendige HR-funksjoner.

Höegh ønsket seg bort fra «døde» manuelle papirprosesser og utdaterte data. Et nytt, digitalt HR-system måtte være skybasert, redusere risiko og tidsbruk, og gi alle nøkkelpersoner innblikk og mulighet til å jobbe sammen med mål og prestasjoner i ett verktøy. Med alle disse faktorene på plass i en og samme løsning ville det være et enkelt business case. Hovedmålet var å utvikle talent, få inn gode folk og beholde dem på en smidig måte. Kort sagt ta Höegh et stort steg videre med global talenthåndtering, onboarding, prestasjonsstyring og digitalisering av HR. Valget falt på Saribas skybaserte pakkeløsninger for HR.

Höegh besluttet å implementere funksjonalitet steg for steg. I januar 2018 var første del av prosjektet klart til å rulles ut, og Goals & Performance og Succession Development ble tatt i bruk. Mot slutten av 2018 skal også Compensation & Benefits rullet ut. Alle onshoreansatte tok i bruk verktøyet for å sette målene sine for 2018, og løsningen ble godt mottatt fra første stund.

– Med Goals & Performance jobber vi med mål på en dynamisk måte, og sparer mye tid. Målene blir mer reelle for alle, og det er lettere å dra i samme retning. Mange av våre ansatte har omfattende mål som det tar tid å skrive. I manuelle og globale prosesser er det tidkrevende, og det kan fort oppstå feil i et ledd – litt som i hviskeleken. Denne risikoen er nesten eliminert med Goals & Performance. Når løsningen i tillegg engasjerer de ansatte og de faktisk synes det er gøy å fylle inn mål og sette ting i system, blir jobben mye enklere, understreker Christian.

Han understreker også hvor viktig det er med Talent Management i shippingbransjen:

– Det å ha rette personer i rett rolle på rett sted er viktig for Höegh – som for alle andre virksomheter. Men i en bransje som vår, som er sterkt preget av global endring, digitalisering og automatisering er det enda viktigere. Da blir det nesten et business case på hver ansatt, og da er det avgjørende å ha riktig info og målbare data samlet på ett sted for å synliggjøre talent.

Suksessfaktorer

Höeghs digitale reise har noen kritiske suksessfaktorer – Christian lister dem opp slik:

  • En solid implementeringspartner – det fant vi i Sariba
  • Engasjement hos sluttbrukerne – minst 50 % av prosjektdeltakerne kom fra linjen
  • Snu skeptikere – vi involverte potensielle skeptikere tidlig, kalte dem ambassadører og ga dem eierskap slik at de ble mer positive til prosjektet. Det har vært viktig for motivasjonen internt.
  • Å følge prosjektplanen er avgjørende. Vi tok én modul av gangen for å ikke bite over for mye samtidig. Det har lønt seg, p.t. ligger vi helt i henhold til planen.
  • For å sikre tilstrekkelige ressurser har vi involvert sluttbrukere globalt. Det har vi stor glede av
  • Rense data – vi hadde mye gammelt som måtte oppdateres før integrasjoner kunne settes i gang.

Grundig internkommunikasjon har vært avgjørende, forklarer Christian:

– Mange har spurt oss hvordan vi klarer å engasjere og motivere sluttbrukerne på tvers av land og kulturer. Vi har vært grundige med internkommunikasjon i form av intranett, skjerminformasjon og intern reklame. Vi har også vært fysisk tilstede, og investert i å reise rundt til kontorene og snakket med medarbeiderne, slik at de ikke opplevde at dette ble tredd nedover hodene deres. I tillegg er det selvfølgelig en gulrot at man må legge inn målene sine i den nye løsningen for å få utbetalt bonus! Prikken over i’en har vært at folk kan gi badges og inspirere hverandre inne i selve løsningen – det synes de er moro.

En medarbeider oppsummerer det slik:

« OneHöegh delivered as promised! With 10 direct reports and 17 in total, the system made the goal setting process much more efficient. Going forward, it will streamline the periodic review process, maintaining a single source depository of the progress/growth of our team members. To quote the infamous Dr Watson, “Holmes, I think we are on to something!” We look forward to future enhancements to the system.»

Hvorfor Sariba?

I forkant av prosjektet kjørte Höegh en omfattende RFP-prosess med 6 potensielle leverandører. I siste runde gikk Sariba seirende ut.

– Vi fikk en veldig god følelse av samarbeid, og Sariba overbeviste oss om at de var den rette implementasjonspartneren. De hadde også et fornuftig scope i forhold til våre behov. Det at de selv var i en tidlig fase på disse løsningene gjorde at de var ekstra lydhøre og tilpasningsdyktige i forhold til våre behov, sier Christian.

Det menneskelige er viktig for Höegh, og her stemte alt:

– Vi har vært så heldige å ha Lionel som prosjektleder, og det har vært helt topp. Kunnskapen Sariba har er bra, og der de mangler noe vet de hvor de skal finne svaret. De løste ting raskt underveis, det var alltid noen som tok tak. Mange synes det er utfordrende å levere til shippingselskaper, men det var aldri noe tema hos Sariba.

Veien videre

I løpet av 2018 skal Höegh ta i bruk hele suiten, inkludert kjernedata med Employee Central i sommer. Innen midten av juni er sannsynligvis alt på plass, og Höegh er klare for fremtiden med digitale HR-prosesser som deler hele den ansattes livssyklus.

Med Sariba på laget er de godt rustet for shippingfremtiden:

– Vi endrer oss så fort, og det er spesielt merkbart i en tradisjonell bransje som shipping. Nå tvinges shipping til å endre seg raskere også, og vi må ha digitale prosesser på plass for å henge med, avslutter Christian.

Vil du vite mer om prosjektet OneHöegh eller Saribas skybaserte pakkeløsninger for HR?

Ta kontakt med Christian Olsen i Höegh på christian.olsen@hoegh.com / 400 39 652 eller Managing Director i Sariba Lionel Layerle på lionel.layerle@sariba.com / 477 12 813.


skrevet av Joakim Löves on 17.08.2018 07:00
Sverige (Hovedkontor)

Adfahrer AB
Postboks 131
182 12 Danderyd
Sverige
E-post: info@adfahrer.com

Norge

Adfahrer AB
Postboks 111
0212 Skøyen, Oslo
Norge
E-post: info@adfahrer.com


Kontakt | Imprint
© Adfahrer AB 2018